[TOC]: Como eu organizo as coisas que eu tenho que fazer

Clock Tempo estimado para leitura: 10 minutos (?)
Antes de entrar na faculdade eu li um livro sobre gerenciamento de tempo (popular pare de procrastinar). Clique no post, nem que seja para me zoar posteriormente, porque a capa do livro parece (talvez é) muito um autoajuda da vida. Contudo, um aviso: esse post é parte da série TOC, que torna públicos meus miasmas organizacionais mais absurdados, e é um dos mais chatos que já escrevi.

Eu procrastino a níveis alarmantes. Tipo, sério. Para cada segundo que eu fui produtivo em algum aspecto da minha vida, coleciono horas de futilidades. Podendo culpar o zeitgeist, a internet, o déficit de atenção inventado pela indústria farmacêutica, resolvi culpabilizar o indivíduo. Eu, mais especificadamente.

Parte da minha procrastinação se dá por eu ter uma memória totalmente não confiável. Eu normalmente penso de maneira bastante fragmentada e as coisas simplesmente somem em um oco em algum lugar do meu córtex logo depois de concebidas. Eu preciso de algum gatilho para reativar essas lembranças e construir algo com um nexo. Para logo depois esquecer de novo. Eu aprendi bem cedo e duramente que eu precisava escrever, mas minha técnica era sofrível. Anotações se perdiam, tão facilmente quanto se eu tivesse alojado elas no ninho, completamente sindrômico e vazio, que é minha cabeça.

Eu precisava de um método mais eficaz. E só consegui isso depois de ler GTD (Getting Things Done de um tal de David Allen – carinhosamente traduzido para o, ainda mais autoajudesco, “A Arte de Fazer Acontecer“). Quase chorei quando vi a capa, de tão brega, mas continuei firme e forte na decisão que tomei de ler essa bagaça por inteiro. Afinal, a pessoa que me indicou era bastante confiável. Claro que eu não lembro quem foi, pois não anotei e isso foi na era pré-GTD. Brincadeira, lembro sim, é o dono de sites de graças mais intelectualoide que já vi.

a2“Uma fórmula antiestresse” – começa mal. Mas termina bem. Aproveita que na Saraiva tá bem mais barato do que eu paguei. Fica mais bonito se eu disser que a minha edição foi publicada pela Elsevier? PS: Olha a diferença de preço! PS2: não tou ganhando nada por isso.

O livro é longo, arrastado, mas tem ouro em suas páginas. Vou resumir a ideia (ou o que eu lembro dela e acabei aplicando): você precisa de 4 etapas, basicamente.

Reunir suas coisas > organizar suas coisas > revisar suas coisas > fazer suas coisas.

Alguns podem argumentar que você pode simplesmente FAZER SUAS COISAS.

Você precisa de meios de COLETAR seus pensamentos. Porque eles vêm em momentos muito inoportunos (o banho e o pré-adormecer são campeões dos grandes pensamentos que mudam a humanidade). Aqui, nada importa, desde que você deixe em algum lugar seguro, o que quer que você tenha vislumbrado na sua caixola. O sujeito do livro sugere uma folha de papel para cada pensamento, a ser guardado em um arquivo/caixa de entrada. Pff. Vivemos em um mundo ecologicamente correto e isso faria sentido para um megalossauro antiquado.

Atualmente, eu uso um caderno (e escrevo nas linhas, ok, não “um pensamento por folha”) e eventualmente folhas ou qualquer coisa que as valha. Mas o principal do meu método não está no decadente (e amável) mundo offline do papel. Assim que eu tenho alguma conexão com a internet, transcrevo o que anotei (às vezes acrescentando ou retirando informações daquilo que anotei) para o Evernote, direto para a minha caixa de entrada. Alguns pensamentos nem mesmo saem do papel, quando se referem a anotações de curtíssimo prazo (ex: lembrar de respirar). Porém, é no Evernote que ocorre a segunda parte da desgraça (perceba com pesar que a própria forma que eu desenvolvi para “fazer as coisas”, em si, é uma procrastinação tremenda e sinta o drama da minha vida).

Para quem não conhece o Evernote, algumas palavras: 1 bilhão de fucking dólares. Previsões alarmistas para o fim do papel (por que odeiam tanto o papel?). Em resumo: uma plataforma que te permite enviar textos (e imagens e uma cornucópia de formas de informação) para um armazenamento em nuvem e acessá-los de uma miríade de aplicativos (browsers, tablets, computadores, celulares… e até recebe informações, meio capengas, do seu arqui-inimigo, o caderno).

huell money breaking bad

Segundo esse post, a pilha de dinheiro do SENHOR BRANCO não chega nem perto do valor atual do Evernote. Melhor do que cozinhar metanfetamina. Mais seguro, pelo menos.

Mas é a versatilidade do aplicativo que chama a atenção. Conheço gente que usa ele como caderno de aula e tem empresas que usam ele como centro de comunicação, armazenamento de dados e o escambau. E eu uso para não esquecer de por meu relógio. Percebe de onde veio o interesse que gerou 1 bilhão de dólares?

Voltando ao papo. A segunda parte, crucial para o processo, é organizar suas coisas. Aí entra uma parte muito pessoal e que acaba sendo encontrada na tentativa e erro. Eu iniciei no Evernote usando cadernos para organizar minhas tarefas. Cadernos reúnem notas de forma bem interessante, mas é como se você colocasse sua nota dentro de uma abertura de uma pasta sanfona. Minha vida começou a ficar mais complicada que isso.

Os cadernos não permitem que uma nota habite duas classificações simultaneamente (ex tosco: comprar ração envolve “sair de casa” e seu “animal de estimação”). Para tanto, você teria que duplicar a nota e, quando precisasse editá-la, teria que fazê-lo nos 2 cadernos (ou, imagine, 8 cadernos) diferentes. Não dá. Talvez soe meio abstrato eu apenas falando, então dê uma olhada em como eu organizo minha vida hoje em dia:

Quando chego em casa (quase sempre faço isso num computador), chega a hora de esvaziar a Inbox (que serve tanto para armazenar temporariamente notas não categorizadas, como para notas que devem ser recategorizadas e, além disso, tarefas que precisam ser URGENTEMENTE CUMPRIDAS). Veja que tem um número ao lado de Inbox, o que significa que eu já estou procrastinando. A menos que uma daquelas notas seja “escrever post no blog” (não é). A tarefa é manter a Inbox sempre vazia.

O primeiro passo é definir coisas que são cruciais na caracterização de uma nota. O QUE e QUANDO. Isso é feito através de tags que podem ser encaradas como top-level.

O QUE: representado por [#] Cluster e [>] Category. Os clusters, por enquanto, eu uso apenas duas classificações, mas provavelmente vou ter que revisar esse sistema. Uso # [1] Projects quando a nota é parte de um projeto (qualquer coisa que envolva múltiplas etapas e se relacione a outras notas). Já o # [2] References serve ao propósito de estocar informações que eu eventualmente vou precisar consultar. Depois de definir o Cluster, no caso de um projeto, eu ainda especifico a qual projeto a nota pertence. Faço isso por meio das tags precedidas de PONTO. Se tem dois pontos (..Férias por exemplo), é porque aquele projeto é mais importante que os demais (note que o Evernote acaba deixando eles por primeiro, isso é apenas um chuncho com a organização automática das tags por ordem alfabética). Eu prometo que volto ao [>] Category, mas vou seguir a ordem que eu uso – e também é a ordem de prioridade de classificação.

QUANDO: [@] Priority. ESSENCIALMENTE importante para tarefas que urgem por resolução rápida (ex: estancar sangramento abundante causado por ferimento que sofri) ou qualquer tarefa que tenha alguma correlação com algum local do tempo-espaço. Veja que são 6 categorias. Antes eram 7 (tinha a 1ª, “Now”, para coisas de resolução imediata, mas isso não funcionou como eu esperava e a Inbox assumiu essa função). Elas variam de tarefas que devem ser feitas no dia até coisas que ficam na Incubadora (ideias que não foram totalmente abandonadas – estão apenas amadurecendo – tipo um ator da Globo na geladeira). Também tem o Limbo, essas notas, sim, sem previsão de repescagem. Tipo um ator que saiu da geladeira, foi pra Record e agora virou presença paga em festa. Pior que esse nível, só ser classificado como Theo Becker.

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Será que o Theo Becker usa Evernote ou Google Keep?

Okay, esses foram grandes classificadores, bastante inespecíficos. Eu refino essa organização com uma segunda classificação de O QUE: as categorias, precedidas pelo símbolo de >. Elas compreendem um sem número de tópicos. Entendeu a beleza do negócio? Quando eu quero filtrar algumas notas, em específico, eu posso selecionar para mostrar uma categoria (que pode reunir notas de diferentes prioridades e clusters) ou um cluster (que pode reunir notas de diferentes prioridades e categorias) e assim por diante. Como eu também posso encontrar uma nota simplesmente procurando por parte dela na busca.

Para tarefas que exigem uma ação concreta, a prioridade de tempo funciona como mágica. Se eu fiz tudo certo na hora de classificar, basta eu clicar em “Today”, num atalho que eu posso adicionar pelo Evernote que eu tenho listadas tudo o que eu preciso fazer no dia. Claro, há alguns problemas que eu preciso arrumar (fiz a mudança de cadernos para tags nessas férias e muita coisa é melhorada com o uso), como o fato de que eu sou meio que obrigado a criar uma nova nota necessariamente na Inbox, não diretamente nas tags (como poderia ser feito em um caderno). Entretanto, o sistema de tags favorece o terceiro e mais importante passo para FAZER AS COISA TUDO.

Revisar as notas. Isso porque quando você busca por uma nota em específico, acaba encontrando algumas outras correlatas que talvez possam estar precisando de revisão. Afinal de contas, né meu amigão, não adianta anotar “visitar Paris”, guardar numa caixinha (cheia de tags) e esquecer dela. É preciso SEMPRE revisar as notas. Uma forma meio trash é ir jogando as notas na caixa de entrada. Não obstante, uma abordagem mais suave pode ser feita: periodicamente checar as notas dentro de suas classificações (ex: marcar na Inbox “ver notas do cluster X”). De qualquer forma: esse é o tipo de coisa que pode ser encontrada uma vez que você adote um sistema de organização e passe a utilizá-lo com frequência.

Faz quase 2 anos que eu uso sistemas desse tipo e minha capacidade de fazer as coisas aumentou significativamente. Ou pelo menos quando eu esqueço de algo, sei que há um lugar seguro em que posso encontrar isso. Mas sem dúvida: a maior dificuldade que eu encontrei foi me acostumar a usar. Eu me forcei a criar uma rotina que dependia da checagem sistemática desse recurso. Em outras palavras: se o apocalipse tecnológico acontecer, eu vou ser resumidamente uma BATATA DISFUNCIONAL.

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Eu no apocalipse tecnológico

Uma dica fácil – imagino que se você chegou até aqui nesse texto é porque, de alguma forma bizarra, você se interessou – é algo que o escritor do GTD recomenda: comece com papel. Mate árvores, mas pelo menos use um instrumento FAMILIAR para incorporar uma técnica ALIENÍGENA. Quando se acostumar com a técnica, você pode tentar um instrumento mais alienígena. A menos é claro que você seja alienígena por completo. Nesse caso, deixa nos comentários se tem alguma viabilidade do comunismo ou qualquer outra alternativa ao capitalismo porque mano, chega, não dá.

Por fim, uma coisinha interessante. Com a abundância de aplicativos/redes sociais/etc que existem por aí, parece utópico achar que alguma coisa faz esses diferentes sites conversarem entre si. Mas não. Isso existe. Meu uso do Zapier é bem amadoresco, mas basicamente faz com que sempre que eu crie uma nota com um lembrete temporal (o Evernote tem essa possibilidade, viu os porquês do 1 bilhão?), o Zapier pega essa informação de data, hora e título da nota e PASMÉM cria um evento no meu Google Calendar. Daí o Google Calendar se encarrega de, na proximidade desse evento, me mandar todos os SMS possíveis e e-mails para garantir que eu não esqueça dessa bendita coisa. Não é tão simples como eu fiz parecer, mas o Google tem vários tutoriais para o Zapier.

Mas, vem cá, você foi convencido por esse texto gigante, em que eu me arrastei para descrever algo. Será que isso é realmente funcional? Graças aos meus shenanigans em relação às categorias (notou eu usar #, @ e outros símbolos?), olha o tempo que leva para eu tagar uma nota:

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Desconte o delay do tico e teco maquinando antes de digitar. Podia ser mais rápido se reconhecimento de voz fosse uma realidade…

O Evernote tem algumas limitações para mim, principalmente porque não consigo utilizá-lo como caderno de aulas, preferindo o paquidérmico OneNote da Microsoft (que, talvez, eu aborde nessa série de posts). Porém, eu sinto que estou infinitamente mais produtivo, até porque agora eu tenho um parâmetro de procrastinação e não meramente esqueço tudo o que eu tinha que fazer em algum buraco negro (talvez minhas memórias se esvaem para o líquor).

Se você chegou até aqui, parabéns, talvez seja hora de rever seus conceitos sobre perda de tempo. Porque o que você perdeu aqui, só o Evernote vai recuperar.

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